Information Technology – Problemi con la fatturazione elettronica? Aruba spiega come si fa

A pochi giorni dall’introduzione dell’obbligo della fatturazione elettronica, Aruba (www.aruba.it) cerca di sensibilizzare all’utilizzo del nuovo servizio in modo da agevolare una fatturazione più semplice e consapevole, fornendo qualche indicazione, passo passo, su come procedere senza intoppi.

Il file fattura deve essere in formato XML, uno specifico tracciato le cui regole sono dettate dall’Agenzia delle Entrate: pertanto, la prima cosa da fare è dotarsi di sistemi informatici che consentano la realizzazione di file XML. Molti dei software di fatturazione elettronica in commercio eseguono questo passaggio in modo automatico e del tutto trasparente per l’utente.

Il caso più frequente è quello di compilazione di una fattura elettronica attraverso una specifica applicazione web. Innanzitutto, è necessario specificare a chi è rivolto il documento, poi il tipo di documento che si sta producendo e, infine, data e numero della fattura.

Si tratta dei dati più delicati tra quelli relativi al documento, proprio perché disciplinati da regole ben precise. Ad esempio, come data della fattura non può essere inserita una data successiva a quella dell’emissione, né una data precedente a quella dell’ultima fattura inviata per quello specifico sezionale. In alcuni software, come in quello di Aruba, la data viene impostata automaticamente dal sistema, suggerendo quella odierna, così da evitare ogni rischio di mancata compilazione o errori, da modificare in base alle esigenze.

Anche la numerazione delle fatture segue regole specifiche che, in ogni caso, caratterizzavano anche il precedente metodo di fatturazione: il numero del documento deve essere univoco, progressivo e deve seguire l’ordine cronologico, senza interruzioni per periodo di imposta. Anche in questo caso, molti software propongono sistemi di numerazione automatica, lasciando quindi al servizio l’onere di controllare la validità del numero progressivo della fattura. Aruba, invece, dispone di un sistema per configurare i sezionali a seconda delle esigenze dell’utente.

È necessario inserire tutti i dati relativi al destinatario della fattura e le modalità per la ricezione della stessa. Ad esempio, nel caso d’invio di una fattura a un cliente al di fuori della Pubblica Amministrazione, oltre ai dati anagrafici o relativi all’azienda, sarà necessario indicare la modalità per la ricezione di fatture. Generalmente, vi sono tre opzioni tra cui scegliere: il codice destinatario, l’indirizzo PEC, oppure nessun identificativo (codice 0000000).

Se i primi due blocchi di dati daranno informazioni su che cosa si sta inviando, a chi e come, con l’inserimento di prodotti e/o servizi verrà specificato per quali beni o prestazioni viene emessa la fattura. Sarà quindi necessario inserire una descrizione del prodotto, eventuali codici utili per l’emissione della fattura, il prezzo unitario, l’unità di misura e l’aliquota IVA da applicare.

Anche in questo caso, la fatturazione elettronica semplifica la procedura di inserimento delle informazioni: grazie alla digitalizzazione dei dati, infatti, sarà possibile impostare un archivio di beni o servizi da fatturare, richiamandoli poi in fattura con un semplice clic.

Nella sezione sui dati pagamento e altre informazioni, è possibile specificare tempi e modalità di pagamento. In questo caso, sarà necessario indicare correttamente gli estremi necessari per il pagamento (ad esempio l’IBAN bancario) e selezionare la modalità e tempi di pagamento preferiti.

Vi sono poi una serie di informazioni di tipo “fiscale” che generalmente vengono configurate come predefinite nella creazione di fatture. Tra queste rientrano l’indicazione del regime fiscale di appartenenza, l’impostazione dell’esigibilità dell’IVA, ovvero l’indicazione del regime di esigibilità dell’IVA (differita o immediata), o la modalità di versamento dell’imposta (scissione dei pagamenti o split payment), l’impostazione della cassa professionale di appartenenza e l’impostazione della ritenuta d’acconto se prevista.

Una volta inserite tutte le informazioni necessarie all’interno della fattura, questa è pronta per essere inviata al “Sistema di Interscambio”. Per una spiegazione più dettagliata, è possibile consultare le video guide di Aruba nel portale dell’azienda (http://aru.ba/videoguide).

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