Il magazzino rappresenta il cuore della farmacia: un magazzino ben organizzato consente un processo di vendita efficace ed efficiente.
L’azienda tedesca MACH4 Automatisierungstechnik GmbH produce da oltre 15 anni sistemi automatizzati per le farmacie, progettati per smistare e stoccare correttamente i medicinali. Grazie al software sviluppato da MACH4 e all'impiego dei lettori Matrix 410™ di Datalogic, i farmaci vengono prima identificati, grazie a 4 imager che ne leggono i singoli codici a barre 1D o 2D datamatrix, poi suddivisi dai robot e immagazzinati in modo affidabile.
di Marianna Greco
Il lettore 2D Matrix 410™ unisce le funzioni di acquisizione di immagini, codifica e comunicazione, oltre a riconoscere codici danneggiati tramite il rilevamento fotografico.
In Germania le farmacie vengono rifornite circa sette volte al giorno. Lo stoccaggio dei medicinali avviene per lo più manualmente: i prodotti vengono innanzitutto registrati nel sistema di gestione della merce tramite uno scanner manuale, successivamente vengono suddivisi in ordine alfabetico e riposti in frigoriferi, magazzini o in casseforti. Tutto ciò ovviamente richiede parecchio tempo.
Il magazzino rappresenta quindi il “cuore” della farmacia e quando è ben organizzato consente un processo di vendita più efficiente. In Germania circa quattro milioni di persone si recano ogni giorno in farmacia, acquistano farmaci con e senza ricetta, quindi ogni esercizio deve far fronte quotidianamente ad un turnover di circa 3.800 persone il che comporta un significativo impegno in termini di organizzazione logistica.
I processi manuali sono spesso soggetti a errore e ciò può rendere complicata la ricerca dei medicinali corretti all'interno della farmacia, sottraendo così tempo prezioso alla gestione della relazione con il cliente e riducendo il livello del servizio. In tempi in cui la concorrenza è agguerrita, il tema della fidelizzazione del cliente resta un nodo centrale.
Anche negli ospedali ci si trova ad affrontare gli stessi problemi. In questo caso, infatti, i medicinali vengono immagazzinati in una farmacia centrale che ogni giorno ne assicura la distribuzione a 2.000/3.000 pazienti esterni, oltre ai degenti dell'ospedale. Spesso le strutture si uniscono per risparmiare risorse avvalendosi di ordini collettivi. Anche in questo caso la classificazione manuale dei medicinali può generare significativi problemi, fino all'interruzione della fornitura degli stessi, qualora si verifichi un errore.
Con l’ampio campo di lettura del lettore Matrix a 2 megapixel di Datalogic non è necessario inserire gli imballaggi dei medicinali sul robot in una precisa posizione.
SOLUZIONI DI IMMAGAZZINAMENTO AUTOMATIZZATE
La MACH4 Automatisierungstechnik GmbH, in combinazione con il proprio software di gestione, utilizza da oltre sei anni i prodotti di lettura Datalogic, in particolare i lettori 2D Matrix 410™, compatti e versatili, che fondono insieme ottime prestazioni di lettura e controllo, oltre ad una facilità di utilizzo unica nel loro genere.
Grazie all'ampio campo di lettura dei Matrix 410 non serve che le scatole dei medicinali siano orientate o posizionate in modo specifico in quanto i quattro “occhi” integrati esaminano tutti i lati della confezione e ne riconoscono i codici. Questa procedura di identificazione e gestione automatica consente al personale delle farmacie e degli ospedali di risparmiare tempo e soprattutto prevenire gli errori. Il lettore 2D Matrix 410™ unisce le funzioni di acquisizione di immagini, codifica e comunicazione, oltre a riconoscere codici danneggiati tramite il rilevamento fotografico. Il lettore decodifica non solo i codici a barre tradizionali, bensì anche codici postali, codici bidimensionali e datamatrix e trasmette le immagini al software in tempo reale.
La soluzione nata dalla collaborazione tra MACH4 e Datalogic assicura l’immagazzinamento fino a 100 confezioni in soli 3 min, riducendo le operazioni manuali e con esse la probabilità di errore.
PIÙ TEMPO E SPAZIO PER LA VENDITA
“La decisione di progettare e sviluppare la funzione della lettura dei codici nei nostri robot con Datalogic è stata immediata”, racconta Dirk Beils, Direttore Generale della MACH4 Automatisierungstechnik GmbH. “L’ottima collaborazione e l’elevato know-how dell’azienda ci consentono di ottenere soluzioni sofisticate sia dal punto di vista tecnico che economico”. A seconda delle dimensioni ed esigenze della farmacia o dell'ospedale sono disponibili diverse versioni di robot in termini di forma e dimensioni in grado di gestire dai 1.200 ai 60.000 medicinali, che vengono immagazzinati tramite la cosiddetta “Fill-in-Door”. Con questa soluzione l’operatore non deve più preoccuparsi delle dimensioni degli imballaggi o della posizione del codice a barre o 2D datamatrix. I lettori e il software si occupano di tutto, scannerizzando e suddividendo i medicinali. Grazie a questo livello di automazione completo è possibile immagazzinare fino a 100 confezioni in soli tre minuti, minimizzando così le operazioni manuali e con esse la probabilità di errore (quasi nulla).
Oltre a garantire un notevole risparmio di tempo, i robot richiedono uno spazio assai limitato. Il sistema modulare più piccolo misura solamente 1,65 m in altezza, 1,3 m in larghezza e 3,5 m in lunghezza. A seconda delle esigenze, il sistema automatizzato può essere ulteriormente ampliato tramite, ad esempio, i cosiddetti “Speed-Box”. Questi moduli consentono una rapida consegna dei medicinali richiesti direttamente dalla cassa. “La superficie ridotta del magazzino insieme alla facilità di utilizzo consentono ai farmacisti di dedicare un'area più ampia all'attività di vendita, con un conseguente maggiore rendimento della farmacia stessa”, dichiara Beils.
In media l'utilizzo di questi sistemi automatizzati consente di ridurre di circa un 20% gli spazi necessari per il magazzino e il relativo accesso, dedicando maggior spazio alla presentazione e alla vendita dei prodotti. Insieme al risparmio in termini di tempo necessario per le operazioni di immagazzinamento si ottiene anche rapidamente un ROI notevole (Return on Investment): “Alcuni clienti hanno ottenuto un ritorno sull'investimento dopo solo sei mesi”, ha dichiarato Beils.
Fino ad oggi sono stati installati oltre 1.200 sistemi automatici MACH4 in tutto il mondo. Solo in Germania più di 400 clienti utilizzano il nuovo sistema di gestione dei medicinali e possono così concentrarsi sulla loro competenza e attività principale: l'assistenza e la consulenza al cliente.
