Con 5 miliardi di documenti custoditi, Italarchivi opera attraverso 5 siti in tutta Italia, tra cui Parma, dove ha sviluppato una piattaforma logistica diffusa che conta 5 edifici per una superficie complessiva di 34.000 metri quadrati, con una giacenza media di oltre 2.330.000 contenitori di documenti, volumi in entrata per 198.674 contenitori/anno, in uscita per 86.500 contenitori/anno e una media delle consultazioni pari a circa 102.600 contenitori.
Numeri che - oltre a descrivere l’estensione dell’attività di Italarchivi - raccontano la necessità di una logistica efficiente, razionale e sicura, un aspetto diventato ancora più importante con l’evoluzione dell’attività di Italarchivi.
“Italarchivi nasce oltre trent’anni fa a Venezia, rivolgendosi inizialmente ai piccoli professionisti per supportarli nella gestione documentale. Negli anni abbiamo accresciuto e fatto evolvere le nostre competenze che, oggi, si estendono oltre l’archiviazione documentale e la conservazione fisica e digitale, includendo anche percorsi di trasformazione digitale e digitalizzazione documentale, certificazioni di processi e valorizzazione di archivi storici”, spiega Marco Ducatelli, CEO di Italarchivi.
“L’evoluzione della nostra realtà ha impattato anche sull’attività di magazzino: la logistica è parte integrante del nostro core business. Oggi il nostro archivio non è più un archivio corrente, ma di deposito e, quindi, tutto ciò che viene stoccato verrà conservato in base ai vincoli temporali previsti dalla normativa e soggetto a una bassa movimentazione”, aggiunge Ducatelli.
Una soluzione efficiente
Dal punto di vista logistico, la razionalizzazione degli spazi è quindi una priorità per Italarchivi che ha sviluppato i propri depositi sfruttando al meglio le altezze, con scaffalature ad alta densità che, in alcuni depositi, arrivano fino a 18 m di altezza sotto trave per picking in quota fino a 16 m.
Altezze che richiedono un partner competente, in grado di fornire macchine specifiche che possano raggiungere le metrature richieste: a raccogliere questa sfida è stata STILL, già partner Italarchivi per la movimentazione, con una flotta complessiva per l’azienda specializzata nella gestione documentale di circa 30 carrelli elevatori sui 4 siti operativi, forniti attraverso la Filiale Veneto STILL, che ha seguito fin dal principio questo progetto.
“Per portare gli operatori ad altezze tanto elevate e in spazi particolarmente ristretti, in completa sicurezza, abbiamo introdotti in Italarchivi dei carrelli VNA-Very Narrow Aisle speciali”, afferma Aldo Lamari, Area Manager Advanced Applications di STILL. “Si tratta del modello MX-EK, commissionatore speciale che può arrivare a oltre 16 m di altezza picking”.
“Oltre alle dotazioni di sicurezza standard e alla connessione con il Fleet manager STILL, gli MX-EK, così come tutti gli altri carrelli VNA di nuova fornitura operativi in Italarchivi, sono dotati di tecnologia RFID - Funzione Optisafe - per attivare le frenature automatiche e mappare situazioni ‘particolari’ del magazzino, in modo che il carrello possa avere comportamenti diversi in base alle reali situazioni che possono esserci localizzate”, chiarisce Lamari.
Dal carrello al magazzino
Oltre ad occuparsi della flotta, STILL ha anche supportato Italarchivi nel progetto di sviluppo del nuovo magazzino, situato sempre all’Interporto di Parma ma in un’area non adiacente agli immobili già attivi.
Il nuovo magazzino si sviluppa su una superficie coperta di 9.000 metri quadrati ed è organizzato in due aree principali: una zona di 6.000 metri quadrati, con scaffalatura ad alta densità e tripla profondità, che assicura una capacità di stoccaggio di 350.000 contenitori, dove operano i commissionatori STILL EK-X filoguidati, con operatore in quota per picking fino a 12 m.
Una seconda area di 3.000 metri quadrati è invece equipaggiata con scaffalature portapallet per una capacità complessiva di 5.000 posti pallet.
Il progetto ha poi visto l’importante coinvolgimento di Kube Sistemi - partner di STILL - che si è occupato di rendere il magazzino più “intelligente”, lavorando sulla tracciabilità dei documenti, così da permettere agli operatori di poter rintracciare una pratica in tempo reale e tracciarne tutte le movimentazioni effettuate dal suo ingresso a magazzino.
“Raccogliamo i vantaggi e i benefici di questo progetto ogni giorno”, dichiara Ducatelli. “Mi piace sottolineare che le innovazioni introdotte si inseriscono al meglio nel percorso di digitalizzazione della nostra azienda e rappresentano un’opportunità professionalizzante per le nostre risorse di magazzino che acquisiscono nuove competenze e operano in condizioni di lavoro più ergonomiche e valorizzanti”.
“Tutto questo è stato reso possibile dal dialogo che si è instaurato tra tutte le parti coinvolte in questo progetto di innovazione con cui abbiamo potuto condividere obiettivi e visione. Un progetto che ci orienta verso un futuro dove, forti delle nostre attività core, siamo pronti ad esplorare nuove possibilità”, prosegue Ducatelli.
“Siamo molto orgogliosi di questo progetto e del rapporto di fiducia e collaborazione che siamo riusciti a instaurare con Italarchivi. Nei magazzini di Fontevivo”, conclude Lamari, “si custodisce la nostra memoria, ma si pensa anche al futuro attraverso una digitalizzazione dei processi e della logistica: siamo orgogliosi di poter affiancare Italarchivi in questa nuova, emozionante sfida”.
